Organisatorisches

Auf dieser Seite findet ihr Dokumente, Formulare, Tipps und Anmerkungen zum Thema Projektmanagement bzw. Organisation von Veranstaltungen mit Schwerpunkt auf den organisatorischen Aspekten, die wir für unseren Verein verwenden und die dementsprechend natürlich keine Allgemeingültigkeit haben.

Trotzdem können sie euch als Orientierung dienen und ihr dürft sie gerne für euer Projektmanagement verwenden. Bei Fragen wendet euch bitte, wenn nicht anders angegeben, an die 1. Vorsitzende Katharina Munz unter 1.vorstand@gflr.de.


Inhalt dieser Seite:

Beim Herunterscrollen findet ihr Dokumente und Erklärungen zu folgenden Themen (bitte zum Herunterladen den Firefox-Browser verwenden!):

  • Projektmanagement-Tool: Trello
  • Prozesshandbuch „Projekte in der GfLR e.V.“
  • Projektstrukturplan (PSP) für Live-Rollenspiele
  • Projektantrag
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen
  • Anmeldungsformulare
  • Einverständniserklärung Erziehungsberechtigter zur Teilnahme Minderjähriger und Vollmacht
  • Unterschriftenliste AGB etc.
  • Widerrufsbelehrung
  • Einverständniserklärungen Foto- und Videoaufnahmen Teilnehmer und gesetzl. Vertreter
  • Orga-spezifische Fundus-Liste
  • Weitere folgen…

Projektmanagement-Tool

Wir nutzen seit 2017 ein kostenfreies Projektmanagement-Tool zur Verbesserung und Vereinfachung der organisatorischen Abläufe und der Kommunikation der Orga untereinander und sind an sich ganz zufrieden damit: Trello

Ein gutes Video, was man alles damit machen kann und wie es benutzt wird findet ihr hier:
Video-Tutorial zu Trello

Vielleicht ist es ja auch etwas für euch.


Prozesshandbuch „Projekte in der GfLR e.V.“

Um neuen Projektleitungen und Außenstehenden unsere Projektabläufe näher zu bringen und nicht alles einzeln kommunizieren zu müssen, haben wir ein Prozesshandbuch „Projekte in der GfLR e.V.“ verfasst, in dem alle Prozesse eines solchen Projektes – also z.B. einer Live-Rollenspielveranstaltung und deren Organisation – beschrieben sind.

Dieses Prozesshandbuch bezieht sich lediglich auf die Projekte der GfLR e.V. und sicherlich weicht das Vorgehen bei uns von den Prozessen und Abläufen in anderen Vereinen und Orgas ab. Dennoch kann es vielleicht gerade für Orga-Anfänger bei der Organisation von Live-Rollenspielen eine Hilfe sein und ihr seid herzlich eingeladen, euch das Prozesshandbuch herunterzuladen und euch daraus zu bedienen.


Projektstrukturplan (PSP)

Ein Projektstrukturplan PSP (engl. project breakdown structure PBS) ist das Ergebnis einer Gliederung eines Projektes in handhabbare Elemente, ein lebendes Dokument, welches sowohl Unterelementen als auch der Projektleitung zur Projektkoordination dienlich ist.

In den beiden Dokumenten findet ihr zum einen nochmal eine ausführliche Erklärung zum Projektstrukturplan und zum anderen in der Excel-Tabelle schon vorausgefüllte Templates eines PSP für ein Live-Rollenspiel.


Projektantrag

Um in der GfLR e.V. ein Projekt zu veranstalten, muss dieses zuvor beantragt und vom Vorstand genehmigt werden. Dies dient der Übersichtlichkeit und dazu, die Wirtschaftlichkeit der im Verein stattfindenden Projekte zu gewährleisten. Außerdem stellt es sicher, dass im Verein nur Projekte realisiert werden, die dem Vereinszweck entsprechen.

Die Beantragung erfolgt über einen standardisierten Projektantrag.

Was alles in so einen Projektantrag hinein muss, findet ihr in blau im folgenden Dokument. Da es sich bei unseren Projekten häufig um Live-Rollenspiele handelt, gehen wir das ganze am Beispiel eines Live-Rollenspiels durch.


Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

„Allgemeine Geschäftsbedingungen (abgekürzt: AGB) sind im Rechtswesen alle für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierten Vertragsbedingungen, die eine Vertragspartei (der Verwender) der anderen Vertragspartei (dem Vertragspartner) bei Abschluss eines Vertrages stellt. (…) Allgemeine Geschäftsbedingungen bewirken, dass der Vertragsschluss durch ein vorformuliertes Klauselwerk vereinfacht, beschleunigt und standardisiert wird. (…) Sie verändern in der Regel gegenüber dem Gesetz die dort vorgesehene Risikoverteilung und Haftung häufig zu Gunsten des Verwenders (Haftungsklauseln) und erleichtern diesem die Vertragsabwicklung.“
Quelle: Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Allgemeine_Gesch%C3%A4ftsbedingungen_(Deutschland) vom 25.07.2017, 10.40 Uhr.

Hier findet ihr verschiedene Muster-AGBs, wie wir sie für unsere Veranstaltungen verwenden:


Anmeldungsformular

Wir verwenden in unserem Verein für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen eine Word-Datei, die sich die Teilnehmer_innen herunterladen, am Computer ausfüllen und uns per Mail zuschicken können. Dadurch entfällt der Versand mit der Post und der Prozess wird beschleunigt. Eine Unterschrift ist vorerst nicht nötig, diese wird vor Ort beim Check-In am Tag des Veranstaltungsbeginns geleistet – mit dieser Unterschrift wird dann auch die AGB anerkannt.
Grundsätzlich gilt, dass ihr als Veranstalter verpflichtet seid, nur die Daten zu erheben, die ihr unbedingt für eure Veranstaltung benötigt.

Hier findet ihr Muster-Anmeldungsformulare, wie wir sie für unsere Veranstaltungen verwenden:


Einverständnis Erziehungsberechtigter zur Teilnahme Minderjähriger und Vollmacht

Bei manchen unserer Veranstaltungen dürfen unter bestimmten Umständen Minderjährige teilnehmen. Dies ist jedoch nur erlaubt, wenn diese Minderjährigen von einer erwachsenen Person begleitet werden. Das können natürlich die Erziehungsberechtigen sein, aber auch andere volljährige Personen. Der/die Ersatzbevollmächtigte muss

  • mindestens 18 Jahre alt sein,
  • über die gesamte Zeit ebenfalls auf der Veranstaltung anwesend sein,
  • den Alkoholkonsum des Schützlings im Blick behalten,
  • genug Verantwortungsgefühl mitbringen,
  • im Zweifel ein „Machtwort“ sprechen können.

Im Fall einer/s Ersatzbevollmächtigten benötigen wie eine Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten (wenn vorhanden beider Erziehungsberechtigter) zur Teilnahme ihres Kindes an der Veranstaltung und eine Vollmacht für die entsprechende erwachsene Begleitperson. Diese Erklärung und Vollmacht muss zeitgleich mit Anmeldung des/der Minderjährigen eingereicht oder nachgefordert werden. Sie muss aber auf jeden Fall vorliegen, bevor die Zahlungsaufforderung an den/die Teilnehmer*in rausgeht.

Wie eine solche Vollmacht aussehen kann, findet ihr hier:


Unterschriftenliste AGB und Hausordnung (und alles andere, was unterschrieben werden muss)

Anmeldung und AGB etc. werden bei uns erst beim Check-In unterschrieben. Dafür haben wir eine vorgefertigte Liste, in die wir vor Veranstaltungsbeginn die Namen all unserer Teilnehmer_innen (SC, NSC und SL/Orga) in alphabetischer Reihenfolge eintragen, damit sie sie zu Beginn unterschreiben können. Diese Liste wird danach in unserem Vereinsarchiv archiviert.

Hier findet ihr die Muster-Unterschriftenliste, wie wir sie für unsere Veranstaltungen verwenden:


Widerrufsbelehrung

Verbraucher*innen, in unserem Fall Teilnehmer*innen, verfügen bei außerhalb von Geschäftsräumen geschlossenen Verträgen und bei Fernabsatzverträgen (Online-Handel), wie das bei einer Online-Anmeldung bei uns der Fall ist, über ein Widerrufsrecht nach § 312g, § 355 BGB, über das wir die Teilnehmer*innen informieren müssen (Art. 246a § 1 Abs. 2 EGBGB).  Das steht zwar auch schon in der AGB, ist aber ähnlich wie beim Datenschutz an dieser Stelle nicht ausreichend und muss den „Kunden“ noch einmal explizit zugänglich gemacht werden.

Die Informationspflicht erstreckt sich insbesondere auf

  • die Bedingungen, die Fristen und das Verfahren für die Ausübung des Widerrufsrechts sowie
  • die Kosten, die der/die Teilnehmer*in im Widerrufsfall für den Rücktritt von seinem Teilnahme-Platz zu tragen hat.

Diese Widerrufsbelehrung muss den Teilnehmer*innen vor Vertragsschluss in klarer und verständlicher Weise zur Verfügung stellen.


Einverständnis Foto- und Videoaufnahmen

Nach der Datenschutzgrundverordnung, die im Mai 2018 in Kraft getreten ist, dürfen Foto- und Videoaufnahmen von Teilnehmer*innen grundsätzlich nur mit deren explizitem und schriftlichem Einverständnis angefertigt und verarbeitet werden – wobei Speichern und Veröffentlichen genauso unter den Begriff „Verarbeitung“ fallen, wie das Bearbeiten oder Verändern.

Aus diesem Grund muss für jeden einzelnen Teilnehmer auf euren Veranstaltungen eine schriftliche Einverständniserklärung für Foto- und Videoaufnahmen unterschrieben vorliegen. Ein Muster für eine solche Einverständniserklärung, und was da alles so drin stehen muss, findet ihr hier:

Bei minderjährigen Teilnehmer*innen müssen an sich beide Erziehungsberechtigten eine entsprechende Erklärung unterschrieben haben – Muster siehe unten. Da die Erziehungsberechtigten eines Minderjährigen nicht unbedingt immer mit an der Veranstaltung teilnehmen, müsst ihr diese Einverständniserklärung bereits im Vorfeld eurer Veranstaltung einholen bzw. die Jugendlichen müssen sie mitbringen. Ohne Einverständniserklärung dürft ihr keine Fotos von den Minderjährigen machen. Bei Jugendlichen zwischen 16 und 18 Jahren müssen zusätzlich zur Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten auch noch die Jugendlichen selbst unterschreiben.


Orga-spezifische Fundus-Liste

Um eine aktuelle Gesamt-Liste des GfLR-Fundus führen zu können, und allen unseren Projektleitungen den Zugriff darauf zu ermöglichen, benötigen wir die Mithilfe unserer Orgas. Aus diesem Grund sollten Projektleitungen möglichst zeitnah nach ihrer Veranstaltung neu angeschaffte Fundus-Gegenstände in die orga-spezifische Fundus-Liste eintragen. Diese Liste erhalten alle Orgas und sie wird ausgefüllt an die Gesamt-Fundus-Verwaltung geschickt, die neue Gegenstände, Kostüme etc. dann in die Gesamt-Fundus-Liste einträgt, auf die alle Zugriff haben.


Weitere Dokumente etc. folgen…